智能化時代的到來讓我們的生活變的更加豐富，智能高科技產品已經全面應用在我們生活的方方面面；從前工業(yè)上人工的現(xiàn)在使用機器，既提高了效率又促進了社會的發(fā)展。尤其是在企業(yè)服務領域，之前都是有企業(yè)行政部門親自勞心勞神進行管理，不斷效率低還容易出現(xiàn)問題，現(xiàn)在使用文件自助交換柜 可以工具讓管理變得高效以及智能化發(fā)展。還能夠跟蹤使用整個過程，能夠有效降低資料的丟失，降低了企業(yè)成本。

目前主要是決定企業(yè)成本的因素有很多，第一個就是工具使用的多，相對規(guī)格方面都有較大的不匹配性；人員有時候的多少，人員的管理方面跟不上，也就因此造成了效率的低下。以及發(fā)生工具的遺失頻發(fā)；工具管理人員通過人為的方式去管理，會造成登記遺漏，歸還沒有記錄，無法準確記錄等情況。

以及在申報的時候導致采購混亂，生產部門和采購部門銜接不上，無法準確了解生產上的需求，采購滿意的工具；再者就是無法無法管控和追究供應商的產品質量；但在使用文件自助交換柜之后可以專門針對這一現(xiàn)象進行有效的管理，文件自助交換柜 對使用的全過程進行跟蹤記錄，在很大的程度上提升了工具的準確性以及高效性能，實現(xiàn)了跨組織跨部門之間的信息共享。還可以根據企業(yè)的管理特點進行定制開發(fā)，對接系統(tǒng)的管理系統(tǒng)。