在使用包頭智能卷宗柜的時候是根據(jù)電子標簽的掃描，通過掃描進行識別，識別后就可以輸入系統(tǒng)，形成二維碼；在這個過程中每個卷宗文件都形成了一個個的標簽，我們可以輕松進行區(qū)分，還可以避免重復(fù)登記入庫。

在需進行信息查找時，工作人員只要打開包頭智能卷宗柜就可查閱到相關(guān)案卷卷宗的信息。另外在辦理卷宗入庫時還可通過強大的系統(tǒng)對資料進行拍照，以及對名稱的填寫、物品數(shù)量等細節(jié)的信息進行登記，做到嚴格錄入卷宗文件，形成規(guī)范準確地電子檔案。

通過上面的短信功能給卷宗加上“標簽”，同時配備到期短信提示功能；對于已經(jīng)借調(diào)出去的物品可以通過系統(tǒng)內(nèi)的歸還提醒功能，去提醒以及跟蹤現(xiàn)在資料的情況，了解時間提醒人員及時的做出相應(yīng)的操作。

包頭智能卷宗柜的提醒可以督促到人員，還可有效跟蹤卷宗的整個流轉(zhuǎn)全程；以及在出庫時相應(yīng)的流轉(zhuǎn)審批都做到有跡可循。確保及時辦理出庫手續(xù)，做到嚴進嚴出、隨查隨有，有效節(jié)省了人力物力。