在資料存儲日益增加的今天，如果是在電腦里面存儲還好說一些，如果是紙質(zhì)文檔進行存儲，時間長了就會出現(xiàn)很多不同紙質(zhì)文檔，非常容易混淆，在混淆過程中就發(fā)現(xiàn)了其中的弊端，這也是智能文件交換柜廠家大力發(fā)展的原因。

       在檔案資料存儲不能很好滿足實際需要時候，以及鑒于目前卷宗柜管理存在的種種現(xiàn)狀，文件交換柜的出現(xiàn)當(dāng)然就是為了解決問題。通過智能文件交換柜看出來案卷的相關(guān)存儲人，接受人，以及交接時間以及實施監(jiān)控起來，避免資料出現(xiàn)丟失或者是被盜情況的發(fā)生，在取得聯(lián)系時候想要尋找時候依靠于對應(yīng)的柜號進行尋找，然后對應(yīng)的開柜方式，無需他人實施的記錄，主要監(jiān)督人員進行辦案工作，提升效率，同時從受理登記到結(jié)案歸檔實現(xiàn)流程化、閉環(huán)式、智能化、規(guī)范化全程管理，堵塞執(zhí)法漏洞、補齊執(zhí)法短板，促進執(zhí)法規(guī)范化建設(shè)提檔升級。

       在應(yīng)用智能文件交換柜過程中不僅實現(xiàn)了日常存取、臨時調(diào)用、記錄臺帳、監(jiān)督檢查等功能。還可以實施關(guān)聯(lián)各項執(zhí)法辦案信息，具備智能提醒和預(yù)警報警功能，提示相關(guān)的工作工作人員依法進行辦案開展活動，避免出現(xiàn)執(zhí)法出現(xiàn)問題或者是不法行為。