隨著科學(xué)技術(shù)的進步，實現(xiàn)以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化管理已經(jīng)成為政府機關(guān)政務(wù)信息化建設(shè)工作的一個重要領(lǐng)域，為了規(guī)范文件的規(guī)范流轉(zhuǎn)交換，做到有據(jù)可查、權(quán)責(zé)明確、數(shù)據(jù)化管理，山東省費縣人民法院引進智能文件交換柜軟硬件管理系統(tǒng)，利用信息技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等科學(xué)手段將其建立起對應(yīng)關(guān)系，從而實現(xiàn)了對紙質(zhì)文件在收發(fā)、流轉(zhuǎn)、辦理、歸檔全生命周期過程中的一體化管理。

智能文件交換柜管理系統(tǒng)采用硬件和聯(lián)網(wǎng)軟件管理方式，用戶對任何存入取出操作，平臺都會自動記錄，包括存入人員、工作人員、存入時間等，并可在任意時間調(diào)取這些數(shù)據(jù)供查看使用。管理系統(tǒng)為授權(quán)人員提供柜體設(shè)置、箱體設(shè)置、查看開箱記錄、外設(shè)管理、管理開箱、查看系統(tǒng)日志等功能檢測箱體是否正常關(guān)閉;

后臺管理平臺可對存入的所有文件進行總覽及篩查，并可根據(jù)留存時長排序顯示，便于發(fā)現(xiàn)長時間未取走的文件。每個工作人員登錄軟件管理平臺后能看到自己部門名下所有相關(guān)文件的在箱記錄和存取記錄。

辦事人員存入文件后，系統(tǒng)會自動對部門相應(yīng)工作人員手機號碼發(fā)出取件提醒，并推送下發(fā)取件碼，工作人員憑取件碼取件。

智能文件交換柜管理系統(tǒng)目前已經(jīng)調(diào)試驗收完畢并投入使用，提高了工作效率、解放人力；獲得了用戶單位的廣泛好評。