為進一步規(guī)范案卷卷宗管理工作，有效規(guī)范執(zhí)法行為，多處地方的公安局都引進了，對案卷卷宗的入庫出庫進行全程、實時、動態(tài)監(jiān)督，取得良好效果。它能利用二維碼電子標簽分類各類案件。

       公安局就是將智能物證系統(tǒng)改進了條形碼技術，將電子標簽通過計算機和掃描識別輸入系統(tǒng)，以二維碼形式生成到案卷卷宗的封面上，二維碼電子標簽是準確的，這樣每一件案卷卷宗都被貼上了自己的標簽，以避免重復登記入庫。而且在需進行信息查找時，只要打開智能文件交換柜系統(tǒng)就可立即查閱到案卷卷宗的相關信息。

       工作人員在辦理案卷卷宗入庫時，還可通過卷宗系統(tǒng)對案卷進行拍照，填寫案件名稱、物品數(shù)量、特征等細節(jié)信息，嚴格按照規(guī)定錄入到智能文件交換柜中，形成規(guī)范的電子檔案。通過短信提示功能掌控案件進程。

       卷宗系統(tǒng)還配備了到期短信提示功能，掌握其歸還期限，從而提醒按時歸還；有效“跟蹤”卷宗的流轉全程。案卷卷宗出庫時，相關審批程序可在智能物證系統(tǒng)內(nèi)完成，而智能文件交換柜系統(tǒng)內(nèi)的 “卷宗管理”功能將準確高效地定位物品所在位置，確保及時辦理出庫手續(xù)，做到嚴進嚴出、隨查隨有，有效節(jié)省了人力物力。