由于傳統(tǒng)文件、票據(jù)處理采用手工模式，存在手工登記、工作繁重；人工分揀、量大易錯；查詢不便、統(tǒng)計緩慢；難以追溯，責任不明等客觀現(xiàn)象，給文件交換管理工作帶來了極大地困擾。

荊楚理工學院是2007年3月經(jīng)教育部批準成立的一所省屬全日制普通高等學校。該學校為了提高文件交換效率，引進北京天瑞恒安智能文件交換柜 管理系統(tǒng)，告別了傳統(tǒng)的手工處理模式，邁入信息化管理的新時代。

智能文件交換柜管理系統(tǒng)的主要功能：
 軟件功能 ： 文件信息記錄，對文件全流程追蹤，記錄，（包括文件分發(fā)管理，文件清退管理，安全管理）；
 文件分發(fā)管理：各類文件的信息登記，自動分配編號，條碼打印，查詢，統(tǒng)計，導出，
 文件清退管理：標簽掃描+文件箱清退，文件的記錄；
 安全管理：柜體采用優(yōu)質(zhì)鍍鋅鋼板，堅固耐用，智能鎖360°防盜防撬，安全性能高；
 文件柜功能：文件分發(fā) 身份識別， 文件條碼識別，信息采集，文件數(shù)量指示，文件份數(shù)提前，預警警告， 狀態(tài)提醒；

智能文件交換柜 可通過人臉識別、刷卡、指靜脈等權(quán)限進行文件的領(lǐng)取，箱門上裝有指示燈，能自動感知文件的存在，并通過狀態(tài)燈顯示。

北京天瑞恒安專注智能文件交換柜、公文流轉(zhuǎn)柜及其管理系統(tǒng)的研發(fā)、運維，經(jīng)歷了4代產(chǎn)品的發(fā)展，在黨政軍公檢法及大型企事業(yè)單位進行了應(yīng)用，得到了新老客戶的一致好評！歡迎新老客戶的來電，竭誠為您提供高品質(zhì)的服務(wù)。